Tietosuojaseloste
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Henkilötietolaki (523/1999) 10§ ja 24§
Laatimispäivä 01.08.2023
1. Toiminnasta vastaava rekisterinpitäjä
WhileOnTheMove Oy
Elektroniikkatie 2B
90590 Oulu, Finland
Vastuuhenkilö: Pekka Nivala
2. Yhteyshenkilö/henkilöt rekisteriä koskevissa asioissa
Daisy tuotepäällikkö
Pekka Nivala
p. 0445125500
pekka.nivala@alfaecare.fi
3. Rekisterin nimi
Varhaiskasvatuksen tietojärjestelmä Daisy.
Daisy tietojärjestelmä asiakkaan varhaiskasvatuksen kokonaisvaltainen tietojärjestelmä.
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus/rekisterin käyttötarkoitus
Lakisääteisen varhaiskasvatuksen järjestäminen (hakeminen, päätökset, laskutus, työvuorosuunnittelu, palkat). Daisy-tietojärjestelmä toimii lasten varhaiskasvatuksen päivittäisenä apuvälineenä kaikille siellä työskenteleville työntekijäryhmille. Lisäksi se toimii yhteydenpitovälineenä varhaiskasvatuksen ja vanhempien välillä.
- Lasten varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen järjestäminen ja toteuttaminen.
- Päivähoidon jono-, paikka- ja sijoittelutilanteen hallinta.
- Asiakkaisiin liittyvät yksilölliset päätökset.
- Asiakasmaksun määrittäminen.
- Lasten päivittäiset läsnä- tai poissaolot
- Työntekijöiden työaikakirjaukset sekä poissaolot, työvuorosuunnittelu
- Lasten varhaiskasvatussuunnitelmat
- Päivähoitolaskutus
- Tiedottaminen, viestintä ja lupakyselyt
5. Rekisteriasioita hoitavat henkilöt
Asiakastyötä tekevät tietojärjestelmän käyttäjät vastaavat omien asiakkaidensa tietojen käsittelystä, rekisteröidyn informoinnista ja tarkastusoikeuden toteuttamisesta.
Järjestelmän ylläpidosta ja kehittämisestä huolehtivat varhaiskasvatuksen Daisy-ohjausryhmä ja nimetyt Daisy-pääkäyttäjät.
5 Rekisterin käyttötarkoitus
Varhaiskasvatuspalveluiden järjestäminen ja toteuttaminen.
Daisy-tietojärjestelmä toimii lasten varhaiskasvatuksen päivittäisenä apuvälineenä kaikille siellä työskenteleville työntekijäryhmille. Lisäksi se toimii yhteydenpitovälineenä varhaiskasvatuksen ja vanhempien välillä.
- Päiväkodin työntekijät, perhepäivähoitajat, ryhmäperhepäivähoitajat
- Päiväkodin johto, varhaiskasvatuksen johto, vanhemmat
- Lasten sisään- ja uloskirjaukset, poissaolot, lomat,laskutus
- Työntekijöiden sisään- ja uloskirjaukset, koulutukset, lomat, poissaolot
- Raportoinnit, koonnit ja lomakkeet, työaikasuunnittelu
- lasten varhaiskasvatussuunnitelmat
- Tiedottaminen, viestintä ja lupakyselyt
- Ruokatilausten hallinta
- Palvelusopimusten alaisten tietojen ylläpito ja hallinta
- Allergiatiedot
- Yhteystiedot
6 Rekisterin pitämisen peruste
Henkilötietojen käsittelyn perustana on lakisääteisten velvoitteiden
toteuttaminen. Henkilötietojen käsittelyn perusteena ovat mm.
Varhaiskasvatuslaki (540/2018)
Valtioneuvoston asetus varhaiskasvatuksesta (753/2018)
Laki lasten kotihoidon ja yksityisen hoidon tuesta (1128/1996)
Laki varhaiskasvatuksen asiakasmaksuista (1503/2016)
7 Rekisterin tietosisältö
Daisy-Tietojärjestelmässä olevat tiedot (lapset ja huoltajat):
- Henkilötunnus, lapsen nimi
- Huoltajilta nimi, henkilötunnus, osoitetiedot, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet
- Varahakijan/varahakijoiden nimet ja puhelinnumerot
- Lapsen erityisruokavalio
- Lapsen hoitoaikavaraukset ja toteutuneet hoitoajat / poissaolot
Daisy-Tietojärjestelmässä olevat tiedot (työntekijät):
- Henkilötunnus, nimi
- Työvuorosuunnitelmat
- Työaikakirjaukset
Rekisterin tiedot ovat käytettävissä tehtävänmukaisin käyttöoikeusrajauksin.
8. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Huoltajien ja lasten perustiedot voidaan tarkistaa väestötietojärjestelmän tiedoista. Työntekijöiden tiedot lisätään Daisyyn käsin tai tuodaan HR-järjestelmästä. Tietoja täydennetään asiakkaan tai hänen edustansa antamien tietojen perusteella.
9 Säännönmukaiset henkilötietojen luovutukset
Lakisääteiset valtakunnalliset varhaiskasvatuksen rekisterit, esim. Varda ja Koski.
Tietoja ei muutoin luovuteta säännönmukaisesti.
Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
10 Rekisterin käyttö
Daisy-tietojärjestelmä toimii lasten varhaiskasvatuksen päivittäisenä apuvälineenä kaikille päivähoidossa työskenteleville. Lisäksi se toimii yhteydenpitovälineenä päivähoidon ja vanhempien välillä.
11 Rekisterin yhdistäminen muihin henkilörekistereihin
Daisy tietojärjestelmän rekisteriä ei yhdistetä muihin henkilörekistereihin.
12 Rekisterin suojaaminen
Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee vaitiolovelvollisuus. Käyttöoikeuden saaminen päivähoitojärjestelmään edellyttää kirjallista vaitiolositoumusta. Vaitiolovelvollisuus jatkuu palvelussuhteen päätyttyä.
Daisy-tietojärjestelmän palvelinsovellus ja tietokanta sijaitsevat toimittajan vuokraamalla palvelimella ja sitä käytetään kunnan työasemilta.
Järjestelmän käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Esimiehet päättävät käyttöoikeuksien myöntämisestä ja poistamisesta. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Käyttöoikeus on tehtävän mukainen ja perustuu käyttäjärooleihin, joille on määritelty oikeus tehtävänmukaisiin näyttöihin ja toimintoihin.
Päiväkodin työntekijät ja perhepäivähoitajat käyttävät älypuhelimessa tai tabletissa olevaa Daisy -sovellusta päivittäisessä työssä. Älypuhelimen ja palvelimen välinen liikenne on salattua.
Vanhemmat voivat olla yhteydessä päiväkotiin DaisyFamily-sovelluksen avulla.
Tietoliikenne on TLS-salattua HTTPS-protokollan avulla.
13 Henkilörekisterin ja rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen
Daisy-tietojärjestelmässä säilytetään henkilö- ja asiakastietoja lakisääteisen määräajan mukaan.
14 Rekisteröidyn informointi
Rekisteriseloste on nähtävillä pyydettäessä päivähoidon toimintayksiköissä.
15 Tarkastusoikeus
Henkilö voi esittää tarkastuspyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti. Tiedot pyritään antamaan nähtäville viivytyksettä. Tiedot antaa asiakkaan asioita hoitava henkilö. Asiakkaalle järjestetään mahdollisuus tutustua häntä koskeviin asiakirjoihin, näyttöruudulla oleviin tietoihin. Rekisteröidylle ilmoitetaan samalla mistä rekisterin tiedot on saatu, mihin niitä käytetään ja mihin mahdollisesti luovutetaan.
Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, siitä annetaan kirjallinen, ao. vastuuhenkilön allekirjoittama todistus. Todistuksesta ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian sosiaaliasiamiehen tai tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.
16 Tiedon korjaaminen
Mikäli rekisterissä havaitaan käsittelyn kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto, oikaisee asiakas TAI työntekijä sen omasta aloitteestaan tai asiakkaan pyynnöstä tai täydentää olemassa olevaa tietoa riippuen siitä, mistä lähteestä tieto on saatu.
17 Kielto-oikeus
Päivähoitojärjestelmässä olevat tiedot ovat salassa pidettäviä. Niitä ei luovuteta, ellei tietoa pyytävällä ole lakiin perustuvaa oikeutta tiedon saamiseen. Rekisteröidyn ei siis tarvitse esittää nimenomaista tietojen luovutuskieltoa.
18 Rekisterihallinto
Varhaiskasvatus / rekisterin pitäjä (kohta 2) toimii henkilörekisterin vastuuhenkilönä.
Daisy asiakkaat ylläpitävät omaa tietosuojaselostetta.
Rekisterin vastuuhenkilö huolehtii
- Rekisteriselosteen laatimisesta
- Rekisterin tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä sekä periaatteista ja menettelyistä, joilla käyttöoikeudet myönnetään, rekisteröidyn informointi ja tarkastusoikeus toteutetaan, tietoja korjataan ja luovutetaan
- Rekisterin käytön ylläpidosta
- Rekisterin suojaamisesta, arkistoinnista ja hävittämisestä
- Rekisterinhoitajan nimeämisestä ja hänen tehtävistään
Järjestelmän ylläpidosta ja kehittämisestä huolehtivat Daisy-ohjausryhmä ja nimetyt Daisy-pääkäyttäjät.
19 Sisäiset rekisteritoiminnan ohjeet ja koulutus
Tietojärjestelmän käyttäjille on laadittu käyttöohje, jota pidetään ajan tasalla. Uudet työntekijät perehdytetään järjestelmään koulutusten sekä työyksiköissä tapahtuvan perehdytyksen avulla.